Il primo scenario nasce dal fatto che le good practices promosse da ITIL - Information Technology Infrastructure Library (e non solo) spingono verso una razionalizzazione dei processi aziendali che coinvolgono l’IT con il fine di allineare l’IT agli obiettivi di business dell’azienda e renderlo “remunerativo”. Questo processo di ottimizzazione e razionalizzazione dei processi non può avvenire dove c’è mancanza di conoscenza e di governo di tutti quegli elementi coinvolti dai processi stessi.

Il secondo scenario è conseguenza del fatto che le realtà aziendali di medie/grandi dimensioni diventano sempre più complesse e articolate soprattutto nella gestione della Funzione IT, per la quale tenere traccia di tutti gli elementi che supportano l’erogazione dei servizi diventa complicato e oneroso seppur necessario. Spesso queste informazioni sono disponibili all’interno dell’organizzazione ma risiedono in diversi file o database gestiti dai diversi responsabili e non perfettamente allineati tra di loro.
Ancora più complesso è individuare che tipo di relazioni intercorrono tra i diversi elementi, che impatti ha ogni singolo componente IT sugli altri e sul business stesso, a chi ne è in carico la gestione e così via (es: il servizio di posta interna poggia su due server ridondanti uno nella sede Primaria e uno in quella Secondaria, è gestito da un applicativo web ed è in carico al responsabile dei sistemisti).

In entrambi i casi, l’elemento chiave è sviluppare una conoscenza organizzata di tutti quegli elementi fisici e logici che interessano i processi/funzioni aziendali e che contribuiscono in qualche modo all’erogazione dei servizi di business.

Da questo nasce l’esigenza di un modello quanto più possibile rappresentativo del mondo IT aziendale e il CMS nasce per dare una risposta a questa problematica.

Dal punto di vista pratico, il CMS è un insieme di componenti ciascuno responsabile della gestione di un particolare spettro di informazioni.

Il componente principale è sicuramente il CMDB definito come repository dei Configuration Item (CIs). Un CI è qualsiasi elemento dell’organizzazione IT, coinvolto nell’erogazione di uno o più servizi (esterni/interni), che debba essere governato e gestito per un efficiente ed efficace governo del business. I CIs possono essere elementi di varia natura: componenti hardware/software, server, servizi, clienti, contratti, responsabili di servizio, location e così via. Il CMDB inoltre contiene tutte le relazioni tra i vari componenti e la mappa dei propri servizi di business consentendo di destreggiarsi tra le molteplici informazioni in modo veloce ed efficace.

Ma cosa il Configuration Management System non è?
E’ opinione diffusa che il CMS sia sostanzialmente un grosso calderone dove gettare dentro di tutto e difficile poi da manutenere e da usare con efficacia. Ma non è così.
Le funzioni e i processi IT che fanno uso del CMS possono essere molteplici: Incident and Problem Management, Change Management, Asset Management, Application Management e così via. Impensabile è immagazzinare tutte le informazioni relative a tutti le funzioni/processi in un unico repository. Le informazioni specifiche utili a ciascuna funzione/processo come, ad esempio, informazioni sui ticket aperti, metriche di monitoraggio, numero di cespiti e così via non vengono incluse nel CMS. Tali informazioni risiedono su database dedicati opportunamente collegati al repository degli elementi di configurazione (CMDB). Tale processo avviene mediante diversi meccanismi, che si occupano di mantenere le informazioni aggiornate e sincronizzate.

Secondo l’approccio di IKS, è questa la corretta chiave di lettura del CMS che deve essere visto come

• Punto di accesso alla fitta rete di informazioni disponibili
• Mappa per comprendere le relazioni e gli impatti tra i vari componenti e il business

Il CMS porta notevoli vantaggi nella gestione dei diversi processi.

• Conoscenza dei propri elementi di configurazione facilmente fruibile, sincronizzata, attendibile e non duplicata. Significa risparmio di tempo nella raccolta di informazioni di configurazione per svolgere le attività operative, diminuzione degli errori dovuti a repository non allineati e a informazioni duplicate e incoerenti, minor tempo di gestione per l’inserimento e aggiornamento delle informazioni.
• Conoscenza del modello dei servizi di business e di come gli elementi interagiscono tra di loro. Significa risparmio in tempo e effort nella ricerca degli errori, nei processi di root cause analysis, nelle attività di risoluzione di incident e problem e nelle valutazioni d’impatto per dei change.
• Possibilità di introdurre automatismi nella gestione dei processi. Significa ridurre il tempo e l’errore umano nell’esecuzione di operazioni ripetitive e programmabili per lasciare spazio ad attività di maggior profitto.

IKS, in particolare, punta l’attenzione sull’uso del CMS negli ambiti del Business Process Management e dell’Application Performance Management proponendo soluzioni innovative e originali.

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